A partire dal 2025, il panorama normativo italiano ha subito una significativa trasformazione con l’introduzione dell’obbligo di possedere una casella di posta elettronica certificata (PEC) per tutti gli amministratori di società. Questa misura, introdotta dalla Legge di Bilancio (legge 30 dicembre 2024, n. 207), ha esteso l’obbligo di iscrivere il domicilio digitale - che nella stragrande maggioranza dei casi si traduce nella tenuta di una PEC - anche «agli amministratori di imprese costituite in forma societaria» (art. 1, comma 860) e mira a rafforzare la trasparenza e l’efficienza nella comunicazione tra le imprese e le istituzioni.
Perché la PEC diventa obbligatoria?
La PEC, grazie alle sue caratteristiche di tracciabilità e di temporizzazione, garantisce una maggiore sicurezza e affidabilità nella comunicazione scritta. L’obbligo per gli amministratori di possedere una PEC ha l’obiettivo di:
- Aumentare la certezza giuridica. La PEC, grazie alla sua natura di documento informatico con valore legale, fornisce una prova inconfutabile dell’invio e della ricezione di un messaggio, semplificando le procedure burocratiche e risolvendo eventuali dispute.
- Semplificare le comunicazioni con le pubbliche amministrazioni. Molti adempimenti amministrativi richiedono l’utilizzo della PEC, e questo obbligo uniforma le modalità di comunicazione tra le imprese e lo Stato.
- Favorire la digitalizzazione del Paese. L’obbligo di PEC spinge le aziende a dotarsi di strumenti digitali e semplificare i propri processi interni.
Chi è interessato da questo obbligo?
L’obbligo di PEC riguarda tutti gli amministratori di imprese costituite in forma societaria, indipendentemente dalla loro data di costituzione, quindi anche quelle già esistenti prima del 1° gennaio 2025, data di entrata in vigore della norma estensiva. Sono tenuti a dotarsi di una PEC anche gli amministratori unici, i consiglieri delegati e i liquidatori.
Quali sono le conseguenze del mancato rispetto dell’obbligo?
Il mancato rispetto dell’obbligo di possedere una PEC potrebbe comportare delle difficoltà nello svolgimento delle attività societarie e nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni. Inoltre, gli atti non notificati tramite PEC potrebbero essere considerati nulli.
Coloro che, per il ruolo che ricoprono in un'azienda o consorzio, sono tenuti a presentare documenti al Registro delle Imprese, devono farlo entro le scadenze stabilite. In caso contrario, saranno soggetti a una multa da 103 a 1.032 euro, con possibilità di riduzione di un terzo se la presentazione avviene entro 30 giorni dalla scadenza.
Cosa bisogna fare per adeguarsi?
La sola Posta Elettronica Certificata della società non è più sufficiente e quindi, per adeguarsi al nuovo obbligo, tutti gli amministratori dovranno:
- Attivare una PEC.
- Comunicare l’indirizzo PEC: dovrà essere comunicato al Registro delle Imprese e alle altre autorità competenti entro il 30 giugno 2025.
Se sei un amministratore di società, consulta il documento del Ministero delle Imprese e del Made in Italy con le indicazioni operative e assicurati di essere in regola con la nuova normativa.
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